Cadre réglementaire

Les textes de référence :

•     Arrêté du 25 mai 2016 : Fixe le cadre national de la formation doctorale.
•     Décret du 29 août 2016 : Relatif aux doctorants contractuels.
•     Arrêté du 29 août 2016 : Fixe le montant de la rémunération du doctorant contractuel.
•     Arrêté du 26 août 2022 et arrêté d’octobre 2022 : Mises à jour des modalités de formation doctorale.

Rôle de l'Encadrant

Le directeur de thèse porte la responsabilité scientifique du projet doctoral. Il peut être assisté par un co-directeur ou des co-encadrants, sous réserve que les responsabilités soient clairement définies.

Inscription à l'HDR

Vos travaux de recherche relèvent des Sciences, ingénierie et médecine, le Bureau d'accueil des doctorants gère les questions administratives des inscriptions et les soutenances d'HDR. Pour les questions scientifiques et pratiques, veuillez-vous référer à l'UFR de votre discipline.

 Formation pour les encadrantes/ants

Site Collège doctoral/Formations pour les encadrants

Autorisation à exercer les fonctions de directrice/directeur

Procédure

L'autorisation dérogatoire ne s'applique que dans certains cas bien spécifiques :

•     Être titulaire d'un diplôme de docteur d’État (diplôme antérieur à l'HDR).
•     Encadrants étrangers, titulaires d'un diplôme équivalent.
•     Autres disciplines où le diplôme de HDR n’est pas délivré (ex : dans certaines disciplines en médecine)

Dans le cas où vous n’avez pas de profil dans ADUM , je vous invite à contacter l’ED GRNE par courriel à sciences-ed398-grne@sorbonne-universite.fr .

Création du Projet de Recherche Doctorale

Lien rubrique soumettre un PRD

•     Nouveau Projet : Sélectionnez l'option pour créer un nouveau projet de thèse.
•     Informations Générales : Renseignez les champs obligatoires concernant le titre du projet, le domaine de recherche, et les mots-clés.
•     Description du Projet : Fournissez une description détaillée incluant le contexte scientifique, les objectifs, les méthodes, et les collaborations envisagées.
•     Encadrement : Indiquez les noms et affiliations du directeur de thèse et des co-encadrants, ainsi que leurs rôles respectifs, notamment le pourcentage d'encadrement de chacun.
•     Financement : Précisez les sources de financement et les modalités de rémunération du doctorant.

Validation et Soumission

• Validation Interne : Assurez-vous que le projet est validé par les instances internes de votre unité de recherche.

• Soumission : Soumettez le projet via ADUM pour évaluation par l'école doctorale

  Création du Projet de Recherche Doctorale

  Lien rubrique soumettre un PRD

Contrat contractuel 

Dans le cadre de la mise en place d'un contrat contractuel, ANR, Instituts & Initiatives, 4EU+, SOUND, SCAI, SOUND AI, Europe (ERC, MSCA), Entreprise, Association ou fondation (FRM, ARC, …), DGA, autres, le porteur de projet doit saisir la demande dans Lab&Co.

Dans le formulaire de la demande, au niveau du champs « structure concernée » il faut indiquer, "Direction universitaire : Institut de formation doctoral IFD".

Suivi du Doctorant

Lien Comité de Suivi Individuel (CSI)

• Composition : Le CSI est composé d'au moins deux membres, dont un HDR rattaché à l'ED et un expert extérieur.
• Réunions : Le CSI se réunit au moins une fois par an pour évaluer l'avancement du projet et discuter des éventuelles difficultés.
• Rapport : Un rapport est rédigé après chaque réunion et transmis à l'école doctorale, au directeur de thèse, et au doctorant.

Guide pratique du CSI

Lien Plan Individuel de Formation (PIF)

• Élaboration : Le PIF est élaboré en début de doctorat en concertation avec le doctorant et le directeur de l'école doctorale.
• Formations Obligatoires : Inclure des formations à l'éthique de la recherche et à l'intégrité scientifique.
• Suivi : Le PIF est modifiable tout au long du doctorat et doit totaliser 90 heures de formation, dont 45 heures transversales.

Suivi régulier du travail du doctorant

• Réunions régulières : Organiser des réunions fréquentes pour discuter de l’avancement des recherches, des difficultés rencontrées et des orientations à prendre.
• Apport méthodologique : Fournir des conseils sur la méthodologie de recherche, les approches théoriques, les techniques expérimentales, etc.
• Aide à la rédaction : Superviser la rédaction des articles, de la thèse et des présentations pour les conférences.

Accompagnement académique et professionnel

• Formation continue : Encourager le doctorant à participer à des formations, des séminaires ou des conférences pour enrichir ses compétences.

Le catalogue des formations dispensées en français

• Encourager les collaborations : Faciliter la participation à des projets ou des réseaux de recherche, et aider à l’intégration dans des communautés académiques ou professionnelles.

Encourager la publication scientifique

• Rédiger des articles : Conseiller sur la publication d’articles dans des revues scientifiques et la présentation des résultats dans des conférences.
• Soutien à la recherche : Aider à la recherche de financements pour des projets ou à la demande de bourses postdoctorales.

Soutenance de la Thèse

Lien soutenir sa thèse à l'ED GRNE

Préparation du Manuscrit

• Rédaction : Aider à la préparation de la soutenance de thèse, notamment en révisant le manuscrit, en conseillant sur les arguments et en simulant des questions possibles. Le manuscrit peut être rédigé en français ou dans une autre langue si justifiée scientifiquement, avec un résumé étendu en français. S'assurer que la thèse est conforme aux exigences institutionnelles et scientifiques, et que le processus de rédaction se fait de manière progressive. Il est rappelé que le doctorant, comme le directeur de thèse, doit se conformer aux règles de signature de l’établissement en matière de publication.
• Conférence : Le doctorant doit avoir participé à au moins une conférence internationale avant la soutenance.

Désignation des Rapporteurs et du Jury (cf page Lien soutenir sa thèse à l'ED GRNE)

• Rapporteurs : Deux rapporteurs extérieurs à l'école doctorale et à l'unité de recherche du doctorant.
• Jury : Composé de 4 à 8 membres, avec une représentation équilibrée des femmes et des hommes.

Echéancier de la soutenance

• Dépôt de la Demande : La demande de soutenance doit être déposée au moins 2 mois avant la date prévue, par un e-mail à la direction de l'ED, pour la suggestion de composition du jury.
• Rapports : Les rapports des rapporteurs doivent parvenir à l'école doctorale au moins 3 semaines avant la soutenance.

Suivi administratif

• Démarches administratives : Assurer que le doctorant respecte les formalités administratives, candidature, inscriptions administrative, dépôt des CSI (lien guide), demande de soutenance, la participation aux journées d’accueil des doctorants et journée des doctorants, les suivis annuels.
• Gestion des délais : Veiller au respect des délais pour la soutenance et suivre les étapes administratives pour l’obtention du diplôme.

Assurer un environnement de travail propice

Ambiance collaborative : Créer un environnement où le doctorant se sent soutenu, valorisé et motivé. Cela inclut la gestion du stress, la médiation en cas de conflits, et le soutien moral.

Équilibre personnel et professionnel : Encourager une gestion saine du temps, tout en favorisant l'équilibre entre la recherche et la vie personnelle.

Comité de thèse : rôle de l'encadrant

Comité de suivi : Organiser des rencontres avec d'autres membres du comité de thèse, souvent constitué de membres du laboratoire ou de chercheurs externes, pour évaluer l'avancement du doctorant.

Un bon encadrant de thèse doit allier compétences scientifiques, qualités humaines et une gestion administrative efficace pour garantir le succès du doctorat du doctorant.

Suivi Post-Doctorat

Les écoles doctorales suivent le devenir des docteurs pour les accompagner dans leur parcours professionnel. Les docteurs sont invités à répondre aux enquêtes de suivi plusieurs années après l'obtention de leur doctorat.

En suivant ces étapes et en utilisant les outils comme ADUM, les encadrants peuvent assurer un encadrement efficace et conforme aux exigences réglementaires.